Takai Voice

月曜の朝会でも共有しましたが、あるお客様の調査票を、別なお客様にお送りしてしまったという事故が起きてしまいました。

同様な事故は３年ほど前に２回起きてしまい、その時にはお客様のところにお詫びに伺い、社内で改善対応も検討して対処しました。

お客様の調査票や、集計データ、レポートが別な会社に送るということは、第三者に「あの会社がこんなことを調べているのか」、「あの会社がこんなことを検討しているのか」という企業機密が漏れるということです。

それが競合会社でないとしても、お客様にとってはすごく嫌なことですし、そのお客様も間違って情報を送ってしまったお客様も、マイボイスコムの情報管理はどうなのか？、安心して重要な課題を相談して良いのか？　という疑念を与えてしまうことになります。

最悪の場合は、そのお客様からのお取引きがなくなり、大切なお客様を失うほどの事故であります。

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３年前の事故の時に社内で防止方法を検討し、メールの仕組みを変えて、1）エクセルファイルはすべてパスワードをかけたものしか送れないようにする、2）メール送付時にもこの添付ファイルを送って良いですかという確認を入れる、3）送る前に添付ファイルを開いて確認する、4）メール送付が実行される前にも数秒の時間を設ける、という４段階の確認ステップを入れました。

この改善対応でそれ以降は誤送の事故は起きていませんでしたが、今回また発生したという報告を聞いてドキッとしました。

幸いにもどの会社が何の目的でやったのか分からない内容で、誤送付した会社も直ぐに削除してくれて大事にはならなくて済みましたが、この機会にもう１度、お客様情報管理の重要さや、誤送付事故の重大さを再認識して、しっかりと内容を確認をしてから送付する手順を遵守して下さい。

お客様の信用を構築するには長期間の誠実で適切な対応の積み重ねが必要ですが、その長年の信用を壊すのは１日で簡単にできてしまいます。

お客様の情報管理の徹底を、全員にお願いします！！